Ilustrasi Penggunaan Mobiz Sistem ERP di Perusahaan Distribusi

Hans Hermawan

Perusahaan distribusi identik dengan perusahaan yang melakukan penjualan barang ke toko-toko mulai dari pasar tradisional sampai ke modern market melalui tenaga sales yang aktif mengunjungi secara rutin. Penjualan dilakukan secara kredit dan barang dikirim belakangan, sehingga butuh adanya proses pengiriman barang yang terencana berikut dengan pengalokasian tenaga kolektor untuk melakukan penagihan ke pelanggannya.

Barang yang dijual jumlahnya ratusan bahkan ribuan dengan volume transaksi yang cukup banyak tiap harinya. Oleh karena itu butuh sebuah software distribusi yang bisa membantu mengendalikan operasional sehari-hari terutama di proses penjualan, pengiriman barang, penagihan sampai ke finance dan akunting. Dengan menggunakan sistem, pihak manajemen juga bisa mendapatkan data yang selanjutnya bisa diolah lagi untuk membuat keputusan.

Pelanggan

Pemetaan pelanggan yang baik sangatlah penting untuk perusahaan distribusi karena jumlah pelanggan biasanya sangat banyak dan perlu ada pengelompokan untuk pembedaan harga jual/diskon barang dan analisa penjualan. Di Mobiz, pelanggan bisa dibagi-bagi berdasarkan:

  • Kategori Pelanggan
  • Wilayah 5 Level
  • Segmen

Pemetaan wilayah yang baik akan membantu nantinya pada saat perencanaan pengiriman barang maupun kunjungan sales/kolektor.

Setiap pelanggan bisa memiliki banyak alamat agar bisa membedakan antara alamat kantor untuk penagihan maupun alamat toko/gudang untuk pengiriman barang. Dalam kasus pelanggan yang memiliki banyak toko dengan entity pajak yang berbeda, maka untuk setiap alamat bisa ada nama alias berikut dengan informasi pajaknya masing-masing. 

Setiap pelanggan bisa memiliki settingan batas kredit limit yang berbeda-beda. Ada juga settingan untuk toleransi lembar invoice outstanding dan giro non kliring yang diperbolehkan. Settingan ini akan digunakan oleh transaksi penjualan untuk menentukan apakah pelanggan ini masih boleh ngutang lagi atau tidak.

Persediaan

Barang yang dijual memiliki kategori, grup dan departemen. Kategori dan grup digunakan untuk pengelompokan dan analisa laporan, sedangkan departemen lebih digunakan untuk mengetahui untung/rugi dari barang-barang yang tercakup di dalam sebuah departemen (principal). 

Metode penilaian HPP bisa menggunakan Avg dan FIFO. Kategori satuan ukuran digunakan untuk mendefinisikan konversi unit yang berbeda-beda untuk barang tersebut dan user juga bisa mengisikan settingan akun untuk posting penjualan dari barang-barang tersebut.Multi Lokasi/Penempatan digunakan untuk mencatatkan cabang, gudang, rak dan bin tempat barang-barang ini disimpan. Ada 5 macam qty yang dicatat oleh sistem : 

  • Qty Sistem = kuantiti fisik yang ada di gudang
  • Qty Dipesan = sudah dipesan tapi belum dikirim ke pelanggan
  • Qty Tersedia/Available = kuantiti barang yang masih bisa dijual tanpa mengorbankan pesanan milik pelanggan lain
  • Qty Indent = sudah dibeli tapi belum dikirim oleh pemasok
  •  Qty Di Jalan = dalam perjalanan antar gudang atau dalam pengiriman ke pelanggan

Penentuan Harga Jual & Promo Barang

Untuk menentukan harga jual barang, bisa dilakukan dengan berbagai macam cara:

Berdasarkan harga jual yang diinput untuk setiap barang

Berdasarkan Pengesetan Harga yang bisa diinput untuk setiap kombinasi pelanggan, barang, dan tanggal mulai berlaku

  • Promo berdasarkan pelanggan, barang dan periode promo dengan tipe promo:
  • Promo Reguler: diskon persen/nominal untuk semua penjualan 
  • Promo Qty Barang : diskon persen/nominal untuk qty penjualan yang berbeda-beda (bertingkat)
  • Promo Nilai Trx. Penjualan : diskon persen/nominal untuk nilai penjualan yang berbeda-beda (bertingkat)
  • Promo Bonus : diskon berupa barang bonus (Beli 10 Gratis 1)

Penjualan

Untuk penjualan, ada beragam settingan yang bisa digunakan:

Transaksi penjualan sendiri ada yang bisa melalui SO, DO, dan Invoice; ada juga yang langsung menggunakan Penjualan Langsung/Direct Invoice yang mana merupakan gabungan SO, DO dan Invoice dalam sebuah transaksi. Saat admin membuat transaksi penjualan (SO ataupun Direct Invoice), maka system bisa langsung memblok bila pelanggan yang diinput tidak memiliki plafon piutang maupun toleransi lembar tagihan yang cukup. Dengan demikian, system bisa membantu untuk menghindari penjualan ke pelanggan yang kurang sehat.

Rencana Pengiriman mewakili sebuah mobil yang akan membawa 1 atau lebih Surat Jalan/Penjualan Langsung ke 1 atau lebih pelanggan. 

Screen shot transaksi penjualan : 

Order Penjualan Reguler

Order Penjualan dengan promo barang bonus

Surat Jalan

Penjualan Langsung

Faktur Penjualan

Penjualan Kanvasing

Perusahaan distribusi khususnya yang bergerak di bidang FMCG biasanya memiliki kekhususan dalam melakukan penjualan ke pasar tradisional secara kanvasing. Konsepnya barang yang hendak dijual dibawa oleh sales dengan motor/mobil van dan langsung dijual secara tunai ke toko-toko yang ada di pasar tradisional tersebut. Untuk membantu memudahkan pelacakan barang jualan, maka di Mobiz bisa dibuatkan gudang-gudang untuk mewakili motor/mobil van tersebut

Selanjutnya sistem Mobiz juga akan melacak barang-barang yang sudah dipindah ke dalam motor/mobil van (Qty Load), barang yang dikembalikan ke gudang lagi (Qty Unload) berikut dengan penjualan yang sudah terjadi sehingga bisa menghasilkan laporan berapa banyak barang jualan yang masih tersisa di motor/mobil van (Qty Load – Qty Unload – Qty Sales) tersebut setiap harinya seperti di laporan seperti di bawah ini.

Rencana Pengiriman

Transaksi Rencana Pengiriman sifatnya adalah optional dan mewakili sebuah mobil yang akan diberangkatkan dan bisa melayani 1 atau lebih Surat Jalan maupun Penjualan Langsung yang ada. 

Bagian pengiriman dapat mengisikan wilayah pengiriman yang akan dilalui oleh mobil pengiriman, dan secara otomatis system hanya akan menampilkan surat jalan atau penjualan langsung milik pelanggan yang berada di wilayah tersebut saja. Selanjutnya system juga dapat memberikan peringatan kalau volume/berat barang yang direncanakan untuk dimuat dalam sebuah Rencana Pengiriman itu melebihi kapasitas mobil pengiriman tersebut. Dengan demikian, system bisa membantu perencanaan pengiriman barang secara lebih baik sesuai wilayah pengirimannya masing-masing.

Setelah melakukan perencanaan pengiriman barang, tahap selanjutnya adalah memberikan instruksi kepada pihak gudang untuk memuat barang-barang tersebut dengan benar. Agar memudahkan proses operasional, maka dari transaksi Rencana Pengiriman ini bisa dicetak Daftar Pengambilan (Picking List) yang berisi daftar barang-barang yang harus dimuat ke dalam mobil, dan Daftar Pengepakan (Packing List) yang berisi rangkuman rute dan barang yang akan dikirimkan untuk setiap pelanggan.  

Cetakan Daftar Pengambilan ini sangat penting dan dijadikan bukti pertanggungjawaban pengeluaran barang dari gudang. Oleh karena itu, keaslian cetakan ini sangat perlu dijaga dan di Mobiz, bila cetakan ini dicetak berulang-ulang maka muncul tulisan Duplikat disertai dengan berapa kali cetakan ini sudah dicetak.

Bila supir yang akan mengirim barang ditugaskan untuk menagih juga, maka saat Rencana Pengiriman ini disetujui, system akan secara otomatis membuat transaksi Perintah Kunjungan dan mencatatkan semua faktur milik pelanggan yang akan dikunjungi yang sudah jatuh tempo. Dengan demikian, system bisa membantu mengoptimalkan proses penagihan di perusahaan Anda.

Setelah supir selesai melakukan pengiriman, admin bisa mencatatkan apakah pengiriman barang tersebut berhasil atau tidak. Ada beberapa jenis kegagalan kirim:

Pelanggan / toko tujuan sudah tutup sehingga barang tidak jadi dikirim sama sekali

Ada barang yang rusak sehingga sebagian diterima dan sebagian dikembalikan

Selanjutnya, pihak manajemen bisa mencetak laporan pengiriman barang untuk setiap supir yang memperlihatkan berapa banyak kiriman-kiriman yang gagal dalam sebuah periode pengiriman. Dengan laporan ini, Mobiz bisa membantu pihak manajemen untuk memastikan pelanggan terlayani dengan baik dalam hal pengiriman barang.

Salesman

Salesman adalah orang yang ditunjuk oleh perusahaan untuk melakukan kunjungan ke klien-klien perusahaan tersebut. Secara umum, aktifitas yang dilakukan ada 2:

Mencatat pesanan barang 

Menagih invoice yang sudah jatuh tempo

Salesman bisa memiliki grup/divisi dan ada kepalanya juga masing-masing. Dengan menggunakan system Mobiz, perusahaan bisa melihat penjualan masing-masing salesman/grup salesman dan membantu perhitungan komisi penjualannya masing-masing. 

Salesman biasanya bekerja berdasarkan area dan mempunyai jadwal kunjungan per masing-masing salesman untuk tiap harinya. Dengan menggunakan system Mobiz perusahaan bisa mengatur jadwal kunjungan untuk masing-masing salesman beserta pelanggan-pelanggan yang dikunjungi dan bahkan bila ada salesman yang tidak masuk bisa digantikan oleh salesman yang lain.

Screenshoot Master Salesman :

Salesman Group / Group Penjual.

Salesman

Dari modul Salesman ini kita bisa menentukan tipe dari salesman tersebut apakah dia bertugas mencatat pesanan barang atau menagih invoice-invoice yang sudah jatuh tempo. Untuk Salesman yang bertugas mencatat pesanan dengan system Mobiz , kita bisa membatasi item-item apa saja yang boleh dijual oleh salesman tersebut.

Jadwal Kunjungan

Setiap Salesman mempunyai wilayah kerja dan jadwal kunjungannya sendiri-sendiri. Dengan system Mobiz kepala sales bisa membagi wilayah kerja untuk tiap salesman beserta outlet-outlet yang akan dikunjungi oleh pelanggan tersebut. Kemudian kita bisa menentukan hari kunjungan untuk salesman tersebut ke outlet itu dan kunjungan tersebut berulang setiap berapa minggu sekali.

Rencana Kunjungan 

Rencana Kunjungan adalah sebuah transaksi yang merupakan gabungan  jadwal kunjungan dari masing-masing salesman. Pada rencana kunjungan ini kita bisa melihat daftar Salesman yang akan melakukan kunjungan pada hari itu, kemudian faktur-faktur yang sudah jatuh tempo pada hari itu untuk kemudian system bisa mencetak daftar-daftar invoice yang sudah jatuh tempo sehingga bisa dipersiapkan untuk ditagih.

Bila ada salesman yang tidak masuk , Kepala sales bisa memindahkan outlet yang seharusnya dikunjungi salesman tersebut ke salesman yang lain sehingga outlet tersebut tetap terkunjungi pada hari itu. Dengan demikian, system bisa mencegah jangan sampai ada outlet yang tidak dikunjungi dikarenakan salesnya tidak masuk. 

Rencana Kunjungan ini nantinya bila di post akan menghasilkan transaksi yang namanya Perintah Kunjungan , dimana perintah kunjungan ini sifatnya per salesman dan berisikan rute outlet-outlet yang harus dikunjungi oleh masing-masing salesman.

Perintah Kunjungan 

Perintah Kunjungan adalah sebuah transaksi yang merupakan perintah kepada seorang sales untuk mengunjungi atau melakukan penagihan terhadap beberapa outlet. Transaksi ini terbentuk secara otomatis ketika suatu rencana kunjungan diposting. Dari transaksi ini, user bisa menentukan prioritas outlet mana yang akan dikunjungi dahulu serta melakukan scan faktur keluar untuk faktur-faktur yang akan ditagihkan. Dari transaksi ini user bisa mencetak Visit route yang berisi daftar outlet yang harus dikunjungi , dan Invoice List yang berisi rangkuman faktur-faktur yang dibawa untuk ditagihkan ke pelanggan.

Cetakan rute kunjungan dan daftar faktur dari salesman tersebut

Hasil yang diharapkan dari kunjungan salesman ini tentunya adalah menghasilkan orderan baru lagi untuk pelanggan tersebut. Mobiz bisa membantu pihak manajemen memonitor tingkat efektifitas kunjungan sales tersebut melalui laporan Performa Kunjungan Salesman 

Penerimaan Uang Hasil Penagihan (Kas Bank Gabungan)

Untuk kolektor, berdasarkan hasil kunjungan penagihan bisa menghasilkan 3 kemungkinan:

Faktur berhasil ditagih dan uangnya akan diterimakan oleh Kasir 

Faktur gagal ditagih dan discan lagi ke system sebagai Faktur Gagal Tagih

Faktur diterima dan ditukar dengan kontrabon. Discan kembali ke sistem sebagai Tukar Faktur dengan tanggal jatuh tempo yang baru.

Setelah semua kolektor kembali dari kunjungannya, maka giliran Kasir yang harus memverifikasi uang yang diterima terhadap tagihan yang dibawa. Dengan menggunakan Mobiz, data penerimaan uang hasil tagihan bisa langsung dihasilkan untuk setiap Perintah Kunjungan sehingga Kasir hanya perlu mengisikan nilai uang yang diterima saja, baik itu tunai, cek, ataupun giro. Semua data faktur-faktur milik pelanggan itu sudah otomatis tersajikan berdasarkan inputan di Perintah Kunjungan sehingga menghindari proses double input dan mempercepat proses pengerjaan operasional di lapangan.

Pelunasan untuk faktur bisa dilakukan juga secara partial maupun keseluruhan.

Komisi Salesman

Untuk menentukan  komisi dari seorang salesman bisa dilakukan dengan berbagai macam cara : 

Perhitungan komisi berdasarkan omzet penjualan.

Perhitungan komisi berdasarkan uang yang berhasil ditagihkan. Dapat disetting juga penalty bila ada penagihan yang telat

Sales Analysis

Sales Analysis adalah sebuah pivot table yang dirancang untuk kebutuhan analisa data. Dengan Sales Analysis user bisa bebas menaruh atau menghilangkan field sesuai dengan kebutuhan, selain itu user juga bisa mengetahui analisa penjualan untuk jangka waktu tertentu terhadap suatu pelanggan, item ,ataupun salesmannya. Dengan demikian , system bisa membantu untuk menganalisa salesman, item, ataupun pelanggan yang paling banyak menghasilkan profit untuk perusahaan tersebut.

Hans Hermawan adalah pendiri dari Mobiz.co.id, sebuah perusahaan teknologi yang inovatif di Indonesia. Lahir di Indonesia, Hans memiliki visi untuk menghadirkan solusi berbasis teknologi yang dapat membantu perusahaan dan bisnis dalam mengoptimalkan komunikasi dengan pelanggan mereka.

Hubungi kami hari ini untuk Gratis Konsultasi Online

MOBIZ ERP System dapat menjadi solusi untuk kebutuhan bisnis anda.


Open chat
PT M-One - Mobiz ERP System
Selamat datang di PT M-One. Penyedia Mobiz ERP System. Ada yang bisa kami bantu?