Software Distribusi – Mobiz Distribution System

Pelanggan

Di Software Distribusi Mobiz setiap pelanggan bisa diset berada di kategori mana untuk menentukan harga jual barang dan promo penjualannya. Setiap pelanggan bisa diset berada di wilayah/subwilayah yang mana supaya saat pengiriman barang dan kunjungan sales bisa digabung untuk wilayah/subwilayah yang sama.

Setiap pelanggan bisa memiliki banyak alamat dan untuk setiap alamat bisa ada nama alias yang berguna bila pelanggan ini mempunyai perusahaan bayangan untuk keperluan pajak. Default untuk alamat kirim dan alamat tagih bisa dibedakan pula.

Setiap pelanggan bisa memiliki settingan batas kredit limit yang berbeda-beda. Ada juga settingan untuk toleransi lembar invoice outstanding dan giro non kliring yang diperbolehkan. Settingan ini akan digunakan oleh transaksi penjualan untuk menentukan apakah pelanggan ini masih boleh ngutang lagi atau tidak. 

Persediaan

Barang yang dijual memiliki kategori, grup dan departemen. Kategori dan grup digunakan untuk pengelompokan dan analisa laporan, sedangkan departemen lebih digunakan untuk mengetahui untung/rugi dari barang-barang yang tercakup di dalam sebuah departemen.

Metode penilaian HPP bisa menggunakan Avg, FIFO dan LIFO. Kategori satuan ukuran digunakan untuk mendefinisikan konversi unit yang berbeda-beda untuk barang tersebut dan user juga bisa mengisikan settingan akun untuk posting penjualan dari barang-barang tersebut.

Multi Lokasi/Penempatan digunakan untuk mencatatkan cabang, gudang, rak dan bin tempat barang-barang ini disimpan. Ada 5 macam qty yang dicatat oleh sistem :

• Qty Stok = kuantiti fisik yang ada di gudang
• Qty Dipesan = sudah dipesan tapi belum dikirim ke pelanggan
• Qty Tersedia/Available = kuantiti barang yang masih bisa dijual tanpa mengorbankan pesanan milik pelanggan lain
• Qty Indent = sudah dibeli tapi belum dikirim oleh pemasok
• Qty Di Jalan = dalam perjalanan antar gudang atau dalam pengiriman ke pelanggan

Penentuan Harga Jual & Promo Barang

Untuk menentukan harga jual barang pada Software Distribusi Mobiz, bisa dilakukan dengan berbagai macam cara:

1. Berdasarkan harga jual yang diinput untuk setiap barang
2. Berdasarkan Pengesetan Harga yang bisa diinput untuk setiap kombinasi pelanggan, barang, dan tanggal mulai berlaku
3. Promo berdasarkan pelanggan, barang dan periode promo dengan tipe promo:
   1. Promo Reguler: diskon persen/nominal untuk semua penjualan
   2. Promo Qty Barang : diskon persen/nominal untuk qty penjualan yang berbeda-beda (bertingkat)
   3. Promo Nilai Trx. Penjualan : diskon persen/nominal untuk nilai penjualan yang berbeda-beda (bertingkat)
   4. Promo Bonus : diskon berupa barang bonus (Beli 10 Gratis 1)

Penjualan

Transaksi penjualan bisa diinput ke dalam sistem melalui 2 cara:

1. Pesanan diinput sebagai SO, pengiriman diinput sebagai DO/Surat Jalan dan tagihan diinput sebagai Invoice/Faktur. Konsep ini cocok untuk perusahaan yang sering melakukan pengiriman barang secara bertahap atau partial. Saat DO/Surat Jalan diposting, maka stok di gudang akan dipotong serta piutang dan penjualan secara akunting pun diakui.
2. Pesanan diinput cukup sekali melalui  Penjualan Langsung/Direct Invoice yang mana merupakan gabungan SO, DO dan Invoice dalam sebuah transaksi. Cocok untuk perusahaan yang pengirimannya selalu langsung full dan saat transaksi ini diposting, maka stok di gudang akan dipotong serta piutang dan penjualan secara akunting pun diakui.

Saat admin membuat transaksi penjualan (SO ataupun Direct Invoice), maka system bisa langsung memblok bila pelanggan yang diinput tidak memiliki plafon piutang maupun toleransi lembar tagihan yang cukup. Dengan demikian, system bisa membantu untuk menghindari penjualan ke pelanggan yang kurang sehat.

Admin dapat membuat Rencana Pengiriman terhadap Surat Jalan dan Penjualan Langsung yang telah disetujui agar memudahkan bagian gudang untuk mempersiapkan barang ke mobil/truk

Daftar Persiapan Barang

Daftar Persiapan Barang adalah sebuah daftar yang menampilkan barang-barang apa saja yang harus dipersiapkan oleh bagian gudang. Datanya timbul secara otomatis setelah bagian penjualan mencatat order pesanan baik melalui transaksi SO/Order Penjualan maupun melalui Penjualan Langsung.

Bila sudah selesai dipersiapkan, maka admin gudang bisa memberikan tanda di daftar itu bahwa barang sudah siap. Untuk memudahkan kepala gudang melihat barang-barang apa saja yang masih harus disiapkan maka data barang yang harus dipersiapkan ini dibedakan melalui warna:

1. Warna Kuning : pesanan barang muncul hari ini dan barangnya belum disiapkan
2. Warna Merah : pesanan barang dari kemarin-kemarin dan barangnya belum disiapkan
3. Warna Hijau : barang sudah disiapkan

Rencana Pengiriman

Transaksi Rencana Pengiriman sifatnya adalah optional dan mewakili sebuah mobil yang akan diberangkatkan dan bisa melayanin 1 atau lebih Surat Jalan maupun Penjualan Langsung yang ada. Dari transaksi ini, user bisa mencetak Picking List yang berisi daftar barang-barang yang harus dimuat ke dalam mobil, dan Packing List yang berisi rangkuman rute dan barang yang akan dikirimkan untuk setiap pelanggan. Picking List digunakan sebagai instruksi bagian gudang untuk menyiapkan barang, dan Packing List digunakan oleh supir untuk mengetahui rute kunjungannya

Bagian pengiriman dapat mengisikan wilayah pengiriman yang akan dilalui oleh mobil pengiriman, dan secara otomatis system hanya akan menampilkan surat jalan atau penjualan langsung milik pelanggan yang berada di wilayah tersebut saja. Selanjutnya system juga dapat memberikan peringatan kalau volume/berat barang yang direncanakan untuk dimuat dalam sebuah Rencana Pengiriman itu melebihi kapasitas mobil pengiriman tersebut. Dengan demikian, system bisa membantu perencanaan pengiriman barang secara lebih baik sesuai wilayah pengirimannya masing-masing.

Bila supir yang akan mengirim barang ditugaskan untuk menagih juga, maka saat Rencana Pengiriman ini disetujui, system akan secara otomatis membuat transaksi Perintah Kunjungan dan mencatatkan semua faktur milik pelanggan yang akan dikunjungi yang sudah jatuh tempo. Dengan demikian, system bisa membantu mengoptimalkan proses penagihan di perusahaan Anda.

Saat Rencana Pengiriman dilakukan, maka transaksi penjualan dan piutang secara akunting belum diakui. Stok barang fisik di gudang dipindah ke Qty Di Jalan. Rencana Pengiriman diposting saat supir balik dan sudah konfirmasi bahwa semaua barang sudah terkirim dengan baik. Secara otomatis semua Surat Jalan / Penjualan Langsung yang ada di dalam Rencana Pengiriman ini akan terposting juga. Bila ada barang yang ditolak ataupun pelanggannya tutup sehingga barang tidak jadi terkirim, maka admin bisa mencatatkan barang/pelanggan yang Gagal Kirim dan sistem akan secara otomatis mengupdate Surat Jalan/Penjualan Langsungnya juga.

Rencana Kunjungan Salesman

Salesman adalah orang yang ditunjuk oleh perusahaan untuk melakukan kunjungan ke klien-klien perusahaan tersebut. Secara umum, aktifitas yang dilakukan ada 2:

1. Mencatat pesanan barang
2. Menagih invoice yang sudah jatuh tempo

Salesman bisa memiliki grup/divisi dan ada kepalanya juga masing-masing. Dengan menggunakan system Mobiz, perusahaan bisa melihat penjualan masing-masing salesman/grup salesman dan membantu perhitungan komisi penjualannya masing-masing. Bisa dibatasi juga barang-barang apa saja yang boleh dijual oleh masing-masing salesman.

Rencana Kunjungan adalah sebuah transaksi yang merupakan gabungan  jadwal kunjungan dari masing-masing salesman. Pada rencana kunjungan ini kita bisa melihat daftar Salesman yang akan melakukan kunjungan pada hari itu, kemudian faktur-faktur yang sudah jatuh tempo pada hari itu untuk kemudian system bisa mencetak daftar-daftar invoice yang sudah jatuh tempo sehingga bisa dipersiapkan untuk ditagih.

Bila ada salesman yang tidak masuk , Kepala sales bisa memindahkan outlet yang seharusnya dikunjungi salesman tersebut ke salesman yang lain sehingga outlet tersebut tetap terkunjungi pada hari itu. Dengan demikian, system bisa mencegah jangan sampai ada outlet yang tidak dikunjungi dikarenakan salesnya tidak masuk.

Rencana Kunjungan ini nantinya bila di post akan menghasilkan transaksi yang namanya Perintah Kunjungan , dimana perintah kunjungan ini sifatnya per salesman dan berisikan rute outlet-outlet yang harus dikunjungi oleh masing-masing salesman. User bisa menentukan prioritas outlet mana yang akan dikunjungi dahulu serta melakukan scan faktur keluar untuk faktur-faktur yang akan ditagihkan. Dari transaksi ini user bisa mencetak Rute Kunjungan yang berisi daftar outlet yang harus dikunjungi, dan Invoice List yang berisi rangkuman faktur-faktur yang dibawa untuk ditagihkan ke pelanggan.

Dari hasil kunjungan penagihan ini ada 3 kemungkinan:

1. Faktur berhasil ditagih dan uangnya akan diterimakan oleh Kasir melalui transaksi Kas Bank
2. Faktur gagal ditagih dan discan lagi ke system sebagai Faktur Gagal Tagih
3. Faktur diterima dan ditukar dengan kontrabon. Discan kembali ke sistem sebagai Tukar Faktur dengan tanggal jatuh tempo yang baru.

Mobiz dapat mengotomatisasi transaksi penerimaan uang untuk faktur-faktur yang berhasil ditagih melalui transaksi Penerimaan Kas Bank Gabungan di mana semua data faktur akan langsung terisikan dan Kasir tinggal mengisi nilai uang/cek/giro yang diterima saja.

Penerimaan Tagihan Kolektor

Penerimaaan Tagihan Kolektor adalah transaksi penerimaan uang yang bisa dilakukan untuk faktur-faktur dari beberapa customer sekaligus. Transaksi ini merupakan lanjutan dari Perintah Kunjungan salesman dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja penagihan salesman. System akan menampilkan semua faktur yang berhasil ditagih dalam kunjunan salesman tersebut dan kemudian kasir hanya tinggal mengisikan cara pembayarannya menggunakan cash, cek , giro , ataupun transfer. Pelunasan untuk faktur bisa dilakukan juga secara partial maupun keseluruhan.

Komisi Salesman

Untuk menentukan  komisi dari seorang salesman bisa dilakukan dengan berbagai macam cara :

1. Perhitungan komisi berdasarkan omzet penjualan.
2. Perhitungan komisi berdasarkan uang yang berhasil ditagihkan. Dapat disetting juga penalty bila ada penagihan yang telat
3. Perhitungan komisi berdasarkan effective call kunjungan salesman
4. Komisi khusus untuk produk-produk tertentu. Biasanya digunakan untuk meningkatkan penjualan produk yang kurang laku (Product Focus)

Interactive Data Analysis

Interactive Data Analysis adalah sebuah mekanisme untuk menampilkan laporan dengan format pivot table sehingga mudah untuk dipilih parameter yang hendak ditampilkan. Sangat berguna sebagai alat analisa untuk pihak manajemen.

Ada beberapa varian data analysis:

1. Purchase Analysis, menampilkan data pembelian berikut dengan harga dan biaya-biayanya. Bisa dilihat berdasarkan supplier, barang, proyek, user yang meminta pembelian, cabang yang melakukan pembelian, dan departemen yang melakukan pembelian tersebut
2. Inventory Analysis, menampilkan pergerakan keluar masuk barang. Bisa dilihat transaksi apa yang menyebabkan barang keluar/masuk dan di cabang/lokasi/gudang yang mana berikut dengan qty dan nilai persediaan yang terakui di akunting
3. Sales Analysis, menampilkan data penjualan berikut dengan HPP sehingga bisa dilihat profit/loss untuk penjualan tersebut. Bisa dilihat berdasarkan pelanggan, barang, proyek, wilayah, salesman, departemen, dan cabang/outlet penjualan
4. Cash Bank Analysis, menampilkan pergerakan keluar masuk uang baik ke kas maupun bank. Bisa dilihat invoice maupun akun COA (biaya/pendapatan) yang menyebabkan uang keluar/masuk dan di cabang/lokasi yang mana berikut dengan cek/giro yang belum kliring.
5. Collection Analysis, menampilkan data kunjungan salesman/kolektor untuk melakukan penagihan berikut dengan hasil tagihannya. Bisa dilihat berapa kali kolektor tersebut harus mengunjungi pelanggan itu agar bisa mendapatkan pembayaran secara full dan juga ada informasi berapa banyak pembayaran yang on time dan telat dari seorang pelanggan

Pembelian Barang & Hutang Dagang

Software Distribusi Mobiz Mencakup data-data transaksi pembelian dan penerimaan barang yang dilakukan oleh perusahaan. Pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan mata uang rupiah ataupun mata uang asing lainnya. Juga mencatat barang-barang yang dikembalikan. Bersama dengan data Kas/Bank, user dapat mengetahui hutang perusahaan melalui modul supplier. Transaksi dan laporan yang dihasilkan juga bisa dicatat berdasarkan proyek konsumen.

Submodul terkait:

1.Transaksi Order Pembelian

• Mencatat barang yang dibeli berikut dengan kuantiti dan harganya.
• Mendukung cash back dan pembelian barang bonus

2.Transaksi Penerimaan Barang

• Mencatat barang yang diterima berdasarkan Order Pembelian ke supplier maupun Retur Pembelian dari supplier tersebut.
• Sebuah Order Pembelian bisa diterimakan berkali-kali.
• Bisa melakukan penerimaan barang untuk beberapa Order Pembelian sekaligus.
• Stok barang akan bertambah dan hutang akan diakui saat transaksi ini diposting.
• Setingan untuk toleransi barang yang dapat diterima lebih daripada Order Pembeliannya.

 3.Transaksi Retur Pembelian,

• Mencatat barang yang akan dikembalikan kepada supplier. Bisa ditukar dengan uang atau barang
• Barang yang ditukar bisa langsung diterima saat itu juga atau diterimakan di lain waktu melalui transaksi penerimaan barang
• Saat transaksi ini diposting, maka akan terbentuk nota debet untuk memotong hutang terhadap supplier tersebut. 

4.Transaksi Faktur Pembelian

• Mencatat tagihan yang dikirimkan oleh supplier kepada perusahaan ini.
• Sebuah Faktur Pembelian bisa dibuat berdasarkan satu atau lebih Penerimaan Barang dalam satu atau lebih Order Pembelian juga.
• Faktur Pembelian masih bisa dioverride juga nilainya dengan permission khusus dari pihak manajemen. Saat dioverride, user bisa memilih apakah selisihnya akan dijurnal terhadap nilai persediaan atau terhadap biaya/pendapatan lain-lain.

5.Transaksi Faktur Hutang

• Mencatat pembelian untuk bukan barang dagangan; biasanya untuk jasa pengiriman, outsourcing, dan pengakuan hutang terhadap biaya-biaya lainnya
• Mencatatkan PPH 23 sesuai dengan tarifnya

6.    Transaksi Pembayaran Hutang Dagang

• Mencatat pembayaran terhadap hutang dari supplier, di mana sebuah voucher pembayaran bisa dibuat untuk banyak tagihan yang berasal dari sebuah supplier.
• Pembayaran bisa langsung dilakukan penuh sesuai dengan nilai tagihan atau sebagian saja.
• Bila pembayaran menggunakan cek/giro, maka user dapat mengisikan tanggal kliringnya agar saldo di bank tidak langsung terpotong saat itu juga, melainkan terpotong saat kliring dilakukan nanti.
• Kalau cek/giro tersebut ternyata bounce maka admin bisa klik tombol bounce yang mana akan menimbulkan kembali hutang supplier tersebut karena tagihannya kembali menjadi aktif (belum terbayar)