Software Retail – Mobiz Modern Retail System

Persediaan

Barang yang dijual memiliki kategori, grup dan departemen. Kategori dan grup digunakan untuk pengelompokan dan analisa laporan, sedangkan departemen lebih digunakan untuk mengetahui untung/rugi dari barang-barang yang tercakup di dalam sebuah departemen.

Metode penilaian HPP bisa menggunakan Avg, FIFO dan LIFO. Kategori satuan ukuran digunakan untuk mendefinisikan konversi unit yang berbeda-beda untuk barang tersebut dan user juga bisa mengisikan settingan akun untuk posting penjualan dari barang-barang tersebut.

Multi Lokasi/Penempatan digunakan untuk mencatatkan cabang, gudang, rak dan bin tempat barang-barang ini disimpan. Ada 3 macam qty yang dicatat oleh Mobiz khusus untuk ritel :

• Qty Stok = kuantiti fisik yang ada di gudang
• Qty Indent = sudah dibeli tapi belum dikirim oleh pemasok
• Qty Di Jalan = dalam perjalanan antar gudang atau dalam pengiriman ke pelanggan

Pembelian Barang

Mencakup data-data transaksi pembelian dan penerimaan barang yang dilakukan oleh perusahaan. Pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan mata uang rupiah ataupun mata uang asing lainnya. Juga mencatat barang-barang yang dikembalikan. Bersama dengan data Kas/Bank, user dapat mengetahui hutang perusahaan melalui modul supplier. Transaksi dan laporan yang dihasilkan juga bisa dicatat berdasarkan proyek konsumen.

Submodul terkait:

• Transaksi Order Pembelian, mencatat barang yang dibeli berikut dengan kuantiti dan harganya. Sudah mendukung cash back dan pembelian barang bonus
• Transaksi Penerimaan Barang, mencatat barang yang diterima berdasarkan Order Pembelian ke supplier tersebut. Sebuah Order Pembelian bisa diterimakan berkali-kali. Stok barang akan bertambah dan hutang akan diakui saat transaksi ini diposting. Terdapat setingan untuk toleransi barang yang dapat diterima lebih daripada Order Pembeliannya. Sebuah penerimaan barang bisa dilakukan untuk beberapa Order Pembelian sekaligus
• Transaksi Pengembalian Barang, mencatat barang yang akan dikembalikan kepada supplier. Ada 3 cara pengisian:

1. Barang ditukar dengan uang
2. Barang ditukar dengan barang juga dan barang yang akan diganti oleh supplier sudah siap, maka cukup lakukan transaksi ini sekali saja dan tidak ada perubahan qty barang.
3. Barang ditukar dengan barang juga namun barang yang akan diganti oleh supplier datang belakangan, maka saat transaksi ini dilakukan, stok barang akan dipotong dan admin harus lakukan transaksi Penerimaan Barang lagi saat supplier sudah mengirim barang gantinya.

Saat transaksi ini diposting, maka akan terbentuk nota debet untuk memotong hutang terhadap supplier tersebut.

• Transaksi Faktur Pembelian, mencatat tagihan yang dikirimkan oleh supplier kepada perusahaan ini. Sebuah Faktur Pembelian bisa dibuat berdasarkan satu atau lebih Penerimaan Barang dalam satu atau lebih Order Pembelian juga. Faktur Pembelian masih bisa dioverride juga nilainya dengan permission khusus dari pihak manajemen. Saat dioverride, user bisa memilih apakah selisihnya akan dijurnal terhadap nilai persediaan atau terhadap biaya/pendapatan lain-lain.
• Transaksi Pembayaran Hutang Dagangan, mencatat pembayaran terhadap hutang dari supplier, di mana sebuah voucher pembayaran bisa dibuat untuk banyak tagihan yang berasal dari sebuah supplier. Pembayaran bisa langsung dilakukan penuh sesuai dengan nilai tagihan atau sebagian saja. Bila pembayaran menggunakan cek/giro, maka user dapat mengisikan tanggal kliringnya agar saldo di bank tidak langsung terpotong saat itu juga, melainkan terpotong saat kliring dilakukan nanti. Kalau cek/giro tersebut ternyata bounce maka admin bisa klik tombol bounce yang mana akan menimbulkan kembali hutang supplier tersebut karena tagihannya kembali menjadi aktif (belum terbayar)

Distribusi Barang Dari Pusat Ke Outlet

Outlet bisa menerima barang berdasarkan PO yang dibuat di outlet maupun PO yang dibuat oleh kantor pusat. Selain itu, outlet juga bisa menerima barang berdasarkan pengiriman dari pusat ke outlet. Untuk pengiriman barang dari pusat ke outlet, dilakukan melalui transaksi Perpindahan Barang Keluar dari pusat, kemudian transaksi ini diexport sebagai file dan dikirim ke outlet. Selanjutnya di outlet harus melakukan transaksi Perpindahan Barang Masuk untuk mengakui bahwa barang itu sudah diterima oleh outlet dengan baik. Saat proses sinkronisasi dengan pusat dilakukan, maka transaksi penerimaan di outlet akan diimport ke database di kantor pusat.

Dengan konsep ini, maka manajemen dari kantor pusat bisa melacak mutasi stok yang terjadi di setiap outlet setelah sinkronisasi data dilakukan

Harga Jual & Promo Barang

Untuk menentukan harga jual barang, bisa dilakukan dengan berbagai macam cara:

1. Berdasarkan harga jual yang diinput untuk setiap barang
2. Berdasarkan Pengesetan Harga yang bisa diinput untuk setiap kombinasi pelanggan, barang, dan tanggal mulai berlaku
3. Promo berdasarkan pelanggan, barang dan periode promo dengan tipe promo:
   1. Promo Reguler: diskon persen/nominal untuk semua penjualan
   2. Promo Qty Barang : diskon persen/nominal untuk qty penjualan yang berbeda-beda (bertingkat)
   3. Promo Nilai Trx. Penjualan : diskon persen/nominal untuk nilai penjualan yang berbeda-beda (bertingkat)
   4. Promo Bonus : diskon berupa barang bonus (Beli 10 Gratis 1)

Interactive Data Analysis

Interactive Data Analysis adalah sebuah mekanisme untuk menampilkan laporan dengan format pivot table sehingga mudah untuk dipilih parameter yang hendak ditampilkan. Sangat berguna sebagai alat analisa untuk pihak manajemen.

Ada beberapa varian data analysis:

1. Purchase Analysis, menampilkan data pembelian berikut dengan harga dan biaya-biayanya. Bisa dilihat berdasarkan supplier, barang, proyek, user yang meminta pembelian, cabang yang melakukan pembelian, dan departemen yang melakukan pembelian tersebut
2. Inventory Analysis, menampilkan pergerakan keluar masuk barang. Bisa dilihat transaksi apa yang menyebabkan barang keluar/masuk dan di cabang/lokasi/gudang yang mana berikut dengan qty dan nilai persediaan yang terakui di akunting
3. Sales Analysis, menampilkan data penjualan berikut dengan HPP sehingga bisa dilihat profit/loss untuk penjualan tersebut. Bisa dilihat berdasarkan pelanggan, barang, proyek, wilayah, salesman, departemen, dan cabang/outlet penjualan
4. Cash Bank Analysis, menampilkan pergerakan keluar masuk uang baik ke kas maupun bank. Bisa dilihat invoice maupun akun COA (biaya/pendapatan) yang menyebabkan uang keluar/masuk dan di cabang/lokasi yang mana berikut dengan cek/giro yang belum kliring.